METODE PERSIDANGAN

A. PENGANTAR
Pada dasarnya, keberadaan suatu organisasi lebih disebabkan karena adanya kepentingan oleh sekelompok orang, yang merupakan pengabungan dari beberapa individu, berdasarkan adanya kesamaan tujuan. Dengan adanya persamaan tujuan, maka diterapkan beberapa aturan main guna dijadikan pedoman/aturan main dalam organisasi tersebut. Sehingga pada akhirnya, diharapkan bahwa organisasi tersebut dapat berjalan sesuai dengan aturan main yang telah disepakati bersama.
Berdasarkan pemahaman diatas, maka tidaklah mengherankan jikalau kita sering menjumpai aturan-aturan yang bersifat mengikat di berbagai organisasi. Aturan-aturan tersebut merupakan rambu-rambu yang harus ditaati dan dijalankan agar tidak merugikan orang/pelaku yang akan terlibat.
Seperti yang telah dikemukakan di atas, maka pada makalah ini, saya akan membatasi pembicaraaan hanya pada teknik persidangan dan mekanisme persidangan, sesuai apa yang telah diminta panitia kepada saya. Dalam membicarakan tehnik mekanisme persidangan, tentunya kita perlu pahami dulu apa yang dimaksud persidangan dan bentuk-bentuk persidangan.


B. PERSIDANGAN
Dalam makalah ini persidangan dapat diartikan sebagai sarana tempat mengkomunikasikan ide/gagasan dalam kerangka pengambilan keputusan yang bersifat mengikat, baik untuk internal organisasi, maupun organisasi yang berada dibawah organisasi tertinggi tersebut. Oleh karena itu dalam persidangan, setiap peserta akan terlibat dalam pengambilan keputusan yang memiliki implikasi yang sangat penting bagi organisasi tersebut. Setiap peserta sidang akan diberi kesempatan untuk bernegosiasi dan memancing ide dalam kerangka menarik perhatian dan mempengaruhi peserta lain guna mengikuti apa yang diinginkan oleh peserta tersebut.
Berdasarkan pemahaman diatas, terbersit pertanyaan dalam diri kita, pada organisasi/forum manakah persidangan itu sering dilakukan? Pada dasarnya persidangan sering dilakukan pada organisasi-organisasi yang lebih bersifat menentukan arah dan kebijakan organisasi tersebut. Oleh karena itu, persidangan sering dilakukan pada organisasi legislative atau perwakilan, seperti Dewan Perwakilan Rakyat, Badan Perwakilan Mahasiswa, P3MI (Persekutuan Pemuda Pemudi Methodist Indonesia), maupun organisasi lainnya.
Sidang merupakan forum formal suatu organisasi guna membahas masalah tertentu dalam upaya menghasilkan keputusan, yang akan menjadi sebuah ketetapan. Keputusan dari persidangan ini akan mengikat seluruh elemen organisasi selama belum diadakan perubahan. Keputusan ini sifatnya final, sehingga berlaku bagi pihak yang setuju maupun tidak setuju, hadir atau tidak hadir dalam persidangan.


C. PERISTILAHAN DALAM PERSIDANGAN
1. Pending, yaitu menghentikan sidang sejenak dikarenakan terdapat kendala tekhnis atau prinsip.
2. Skorsing, yaitu menghentikan sidang sejenak untuk melakukan lobbying, dikarenakan sulitnya mencapai kesepakatan antarpeserta sidang yang berseteru.
3. Lobying, yaitu proses diskusi antarpeserta sidang di luar pengaturan pimpinan sidang.
4. Pencerahan, yaitu upaya peserta sidang untuk meluruskan kesalahpahaman yang terjadi antara peserta sidang yang lain.
5. Voting, yaitu proses pengambilan keputusan berdasarkan suara terbanyak setelah jalan musyawarah mengalami kebuntuan.
6. Quorum, yaitu syarat jumlah peserta sidang dimulai, agar keputusan dapat dianggap sah.
7. Interupsi, yaitu memotong pembicaraan orang lain.
8. Prosidang, yaitu hasil ketetapan sidang/musyawarah yang telah dibukukan (tertulis)
9. Konsideran, yaitu proses menimbang dalam menetapkan putusan sidang.


D. JENIS-JENIS SIDANG
Ada beberapa jenis persidangan yang dikenal dalam setiap organisasi, yaitu:
1. Sidang Pleno
a. Sidang pleno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau permusyawaratan;
b. Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang;
c. Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang berhubungan dengan permusyawaratan.
2. Sidang Komisi/POKJA
a. Sidang Komisi/POKJA diikuti oleh anggota masing-masing komisi;
b. Anggota masing-masing Komisi/POKJA adalah peserta penuh dan peserta peninjau yang ditentukan oleh Sidang Pleno;
c. Sidang Komisi/POKJA dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu oleh Sekretaris Sidang Komisi/POKJA;
d. Pimpinan Sidang Komisi/POKJA dipilih dari dan oleh anggota komisi dalam komisi tersebut;
e. Sidang Komisi/POKJA membahas materi-materi yang menjadi tugas dari komisi yang bersangkutan


E. MEKANISME PERSIDANGAN
Setiap organisasi, mempunyai aturan tersendiri dalam melaksanakan persidangan baik dari segi quorum, maupun dari segi teknis pelaksanaannya. Untuk memudahkan kita untuk memahami mekanisme persidangan, maka saya akan mengambil contoh mekanisme persidangan yang berlaku di P3MI. Dalam P3MI, mekanisme persidangannya diatur sebagai berikut :
Persidangan P3MI
1. P3MI hanya melakukan persidangan pada saat konferensi.
2. Sebelum sidang dimulai setiap anggota menandatangani daftar hadir.
3. Sidang dianggap sah apabila dihadiri oleh setengah tambah satu jumlah anggota.
4. Apabila sidang pertama tidak memenuhi kuorum maka sidang kedua berdasarkan undangan kedua adalah sah.
5. Setiap anggota P3MI yang berhalangan hadir dalam persidangan harus memberitahukan secara tertulis/maupun lisan dan dapat dipertanggungjawabkan kepada Pimpinan P3MI.
6. Sebelum sidang dibuka, bahan-bahan untuk rapat sudah harus disampaikan kepada anggota sebelum sidang.
7. Setiap peserta sidang dapat mengusulkan agendanya apabila dipandang perlu.
8. Surat-surat masuk dan keluar dibicarakan dalam rapat apabila dianggap perlu.


F. SIFAT PERSIDANGAN
1. Sidang Tertutup, adalah persidangan yang dilakukan oleh suatu organisasi, dimana hasil permbicaraan yang dilakukan tersebut bersifat tertutup dan hanya diketahui oleh Pimpinan atau Anggota Organisasi tersebut dan pembicaraan tidak boleh diumumkan, kecuali sidang memutuskan untuk diumumkan seluruhnya atau sebagian.
2. Sidang Terbuka, adalah persidangan yang dilakukan secara terbuka dengan mengundang pihak lain yang dipandang memiliki keterkaitan dengan materi pembicaraan dalam sidang. Pada persidangan ini, hasilnya boleh diumumkan secara terbuka dan dapat diketahui oleh pihak lain diluar organisasi tersebut. Oleh karena itu dalam persidangan terbuka pihak-pihak yang diundang biasanya disebut Undangan atau peninjau.


G. ATURAN SIDANG
1. Peserta
Peserta dalam proses persidangan dibagi menjadi dua, yaitu peserta penuh dan peserta peninjau. Peserta penuh adalah pengurus atau anggota penuh dalam suatu organisasi, sedangkan peserta peninjau adalah orang-orang yang diundang, atau pihak-pihak yang bukan anggota penuh namun hadir dalam persidangan.
a. Hak Peserta Penuh
1) Hak Bicara, yaitu hak untuk bertanya, mengeluarkan pendapat, mengajukan usulan kepada pimpinan sidang, baik secara lisan maupun secara tulisan.
2) Hak Suara, yaitu hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan.
3) Hak Memilih, yaitu hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihan.
4) Hak Dipilih, yaitu hak untuk dipilih dalam proses pemilihan.
b. Hak Peserta Peninjau
Hak yang dimiliki oleh peserta peninjau hanyalah hak bicara.
c. Kewajiban peserta penuh dan peninjau
1) Menaati tata tertib persidangan/permusyawaratan.
2) Menjaga ketenangan persidangan.

2. Presidium Sidang/Pimpinan Sidang
a. Presidium/Pimpinan sidang dipilih dari dan oleh peserta Permusyawaratan melalui Sidang Pleno yang dipandu oleh Panitia Pengarah (Steering Committee).
Dalam kasus P3MI: Pimpinan sidang adalah pengurus inti/BPH yang periodenya akan digantikan sampai batas mereka melaporkan hasil kinerja program masa keperiodeannya .
b. Presidium/Pimpinan Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya sidang seperti aturan yang disepakati bersama.
c. Presidium/Pimpinan Sidang berkuasa untuk memimpin dan menjalankan tata tertib persidangan.


H. ATURAN KETUK PALU
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan penggunaan palu sidang berkaitan dengan jumlah ketukannya.
1. Satu Kali Ketukan
a. Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang;
b. Mengesahkan keputusan poin perpoin (keputusan sementara);
c. Menskorsing dan mencabut kembali skorsing yang waktunya tidak terlalu lama, sehingga peserta tidak perlu meninggalkan tempat sidang;
d. Mencabut kembali/membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.
e. Memberi peringatan kepada peserta sidang.
2. Dua Kali Ketukan
Menskorsing atau mencabut kembali skorsing dalam waktu yang cukup lama, misalnya untuk lobbying, istrahat dan sebagainya yang waktunya 2 x 15 menit, dan sebagainya.
3. Tiga Kali Ketukan
a. Membuka atau menutup sidang secara resmi
b. Mengesahkan putusan final atau akhir sidang.
4. Lebih dari Tiga Kali Ketukan
Menenangkan peserta sidang atau forum.

Contoh kalimat pengucapannya:
1. Membuka Sidang
“Dalam nama Allah Bapa, Putra dan Roh Kudus, sidang saya nyatakan dibuka, (tok…tok…tok…..)”
2. Menutup Sidang
“Dalam nama Allah Bapa, Putra dan Roh Kudus, sidang saya nyatakan ditutup, (tok…tok…tok….)”
3. Mengalihkan Pimpinan Sidang
“Dengan ini pimpinan sidang yang lama saya alihkan kepada pimpinan sidang yang baru, (tok…)”
4. Menskorsing Sidang
“Dengan ini saya skorsing sidang selama lima belas menit, (tok….tok…)”
5. Memberi peringatan kepada peserta sidang
“(tok….), peserta sidang harap tenang”


I. INTERUPSI
1. Macam-Macam Interupsi (Interruption)
a. Interruption Point of Order
Dilakukan untuk meminta penjelasan atau memberikan masukan yang berkaitan dengan jalannya pesidangan. (jika pembahasan melebar atau tidak konsisten)
b. Interruption Point of Clarification
Dilakukan jika terdapat penyampaian pendapat atau informasi yang butuh klarifikasi, agar tidak terjadi pendangkapan bias ketika seseorang memberikan tanggapan atau sebuah penegasan terhadap suatu pernyataan.
c. Interruption Point of Information
Dilakukan untuk menyampaiakan informasi tambahan yang dianggap membantu maupun informasi yang sifatnya teknis.
d. Interruption Point of Personal Previllage
Dilakukan jika terdapat pendapat yang terlalu menyudutkan pihak tertentu diluar substansi permasalahan.
e. Interruption of Explanation
Dilakukan untuk menjelaskan suatu pernyataan agar tidak ditanggapi keliru.

2. Pelaksanaan Interupsi
a. Interupsi dilaksanakan dengan mengangkat tangan terlebih dahulu, dan berbicara setelah minta izin dari presidium sidang.
b. Interupsi di atas hanya berlaku selama tidak menggangu persidangan.
Apabila dalam persidangan, Presidium Sidang tidak mampu menguasai dan mengendalikan jalannya persidangan, maka panitia pengarah (SC) diberikan wewenang untuk mengambil alih jalannya persidangan, atas permintaan Presidium Sidang dan/atau Peserta Sidang.


J. Tata Tertib
Tata tertib persidangan merupakan hasil kesepakatan seluruh peserta pada saat sidang dengan memperhatikan aturan umum organisasi dan nilai-nilai universal dalam masyarakat.


K. SANKSI
Peserta yang tidak memenuhi persyaratan dan kewajiban yang ditentukan dalam tata tertib persidangan akan dikenakan sanksi dengan mempertimbangkan saran dan usulan peserta.


L. PENUTUP
Dalam mempelajari teknik dan mekanisme persidangan, tidaklah cukup kita memahami sampai dalam ruangan ini saja, oleh karena itu dalam memahami bentuk dan mekanisme persidangan yang dibutuhkan adalah ketekunan dan kemauan kita dalam mempelajari semua ini.



P3MI
KRISTUS DIATAS SEGALANYA





catatan tambahan:
Konferensi adalah rapat atau pertemuan untuk berunding atau bertukar pendapat mengenai suatu masalah yang dihadapi bersama.

Beberapa jenis konferensi dalam organisasi P3MI adalah:
Konferensi Nasional : Dihadiri oleh utusan dari dua wilayah. *)
Konferensi ini dilakukan sekali dalam 4 tahun.
Konferensi Wilayah : Dihadiri oleh utusan dari semua distrik yang dibawahi oleh Wilayah yang bersangkutan. *)
Konferensi ini dilakukan sekali dalam 2 tahun.
Konferensi Distrik : Dihadiri oleh utusan dari setiap cabang yang dibawahi oleh distrik yang bersangkutan. *)
Konferensi ini dilakukan sekali dalam 2 tahun.
Konferensi Cabang : Dihadiri oleh anggota cabang. *)
Konferensi ini dilakukan sekali dalam 1 tahun.
*)Diatur dalam AD/ART P3MI


DEMISIONER adalah keadaan suatu kepengurusan, yang telah mengembalikan mandat kepada pengurus diatasnya, tetapi masih tetap melaksanakan tugas sehari-hari sambil menunggu dilantiknya pengurus yang baru



Makalah ini di sampaikan dalam Pembinaan Nasional P3MI yang diselenggarakan Pengurus Nasional P3MI, Tanggal 14-17 Mei 2011 di Berastagi, oleh Fernando Sitorus, SE (Ketua Wilayah I – P3MI)